Training Need Analysis : Apa Itu Dan Manfaatnya Bagi Bisnis Anda

Bagaimana Anda saat ini dalam memutuskan jenis pelatihan internal apa yang Anda inginkan untuk dihadiri oleh tim Anda?

Hal Ini bisa menjadi tantangan tersendiri untuk memastikan Anda memilih pelatihan yang tepat untuk setiap anggota tim, dan memastikan tim Anda mendapatkan manfaat terbaik dari pelatihan yang telah Anda pilih.

Training Need Analysis

Cara Melakukan Analisis Kebutuhan Pelatihan yang Efektif: Panduan Selangkah demi Selangkah

Temukan petunjuk dan tips tentang cara melakukan analisis kebutuhan pelatihan terbaik untuk perusahaan Anda.

Salah satu cara utama untuk memastikan Anda telah memilih pelatihan yang tepat untuk organisasi Anda adalah melakukan analisis kebutuhan pelatihan. Mari kita lihat di bawah ini apakah analisis kebutuhan pelatihan itu, dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk memberi manfaat bagi organisasi Anda!

Apakah Training Need Analysis?

Analisis kebutuhan pelatihan adalah proses yang dilalui bisnis untuk menentukan semua pelatihan yang perlu diselesaikan dalam periode tertentu untuk memungkinkan tim mereka menyelesaikan pekerjaan mereka seefektif mungkin, serta memperoleh kemajuan dan pertumbuhan bagi perusahaan.

Ada 3 langkah utama yang terlibat dalam analisis kebutuhan pelatihan untuk memastikan bisnis Anda memanfaatkan proses itu secara maksimal:

1. Tentukan Seperangkat Keterampilan yang dibutuhkan perusahaan

Tahap pertama adalah memutuskan seperangkat keterampilan yang Anda miliki untuk dimiliki oleh semua anggota tim Anda untuk melakukan pekerjaan mereka dengan benar. Ini berarti melihat setiap peran pekerjaan dalam bisnis Anda secara terpisah dan mempertimbangkan hal-hal seperti berbagai departemen atau tingkat senioritas yang akan memengaruhi hal ini juga.

2. Evaluasi Keterampilan Staf

Tahap kedua adalah melihat semua anggota tim Anda dan mengevaluasi tingkat keterampilan mereka saat ini dalam kaitannya dengan keterampilan yang telah Anda letakkan pada tahap pertama dari proses ini. Ini akan memungkinkan Anda untuk melihat siapa yang memenuhi harapan Anda, dan siapa yang perlu menyelesaikan pelatihan lebih lanjut untuk memenuhi tingkat keterampilan yang diharapkan.

3. Sorot Kesenjangan Keterampilan

Sekarang Anda tahu di mana Anda ingin tim Anda berada dan tingkat mereka saat ini, Anda akan dapat dengan mudah melihat kesenjangan (jika ada) yang telah muncul di antara keduanya. Sekarang Anda tahu apa perbedaannya, Anda perlu menggunakan pelatihan untuk membantu menutup kesenjangan itu dan memastikan tim Anda berada pada tingkat yang Anda harapkan.

Manfaat Untuk Bisnis Anda

1. Identifikasi Kesenjangan Pengetahuan Sebelum Mereka Menjadi Masalah

Satu manfaat besar dari melakukan Training Need Analysis adalah fakta bahwa hal itu dapat membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan yang mungkin dimiliki karyawan Anda sebelum menjadi masalah di masa datang. Lebih baik untuk menyoroti masalah potensial dan mengatasinya secara langsung, daripada menyadari kesenjangan keterampilan ketika masalah muncul karena itu.

Analisis kebutuhan pelatihan akan memungkinkan Anda untuk mengambil pendekatan proaktif daripada menunggu sesuatu yang salah sebelum Anda menyadari ada masalah.

2. Membantu Anda Merencanakan Pelatihan Anda Untuk Tahun Ini

Manfaat lain yang sangat besar dari analisis kebutuhan pelatihan adalah membuatnya lebih mudah bagi Anda untuk merencanakan pelatihan Anda untuk tahun yang akan datang (atau berapa pun waktu yang telah Anda alokasikan). Setelah Anda mengidentifikasi kesenjangan keterampilan yang ada dalam bisnis Anda, dan kemudian semua anggota staf yang membutuhkan pelatihan tambahan di bidang-bidang tertentu, mudah bagi Anda  untuk menyusun rencana pelatihan yang akan mencakup semua kesenjangan keterampilan ini.

Daripada mencoba menebak jenis pelatihan yang akan paling bermanfaat bagi organisasi Anda, atau yang perlu menyelesaikan pelatihan, analisis kebutuhan pelatihan Anda akan membuat seluruh tugas lebih mudah, dan Anda dapat yakin bahwa pelatihan yang telah Anda pilih akan memberikan buat dampak langsung pada bisnis Anda!

3. Sorotan Pelatihan yang Mungkin Tidak Anda Pertimbangkan

Mungkin sulit untuk duduk dan merencanakan jadwal pelatihan untuk organisasi besar tanpa menyelesaikan semacam penelitian latar belakang terlebih dahulu. Anda mungkin berpikir bahwa Anda tahu jenis pelatihan yang harus diselesaikan oleh tim Anda, tetapi analisis kebutuhan pelatihan sebenarnya bisa menyoroti seluruh area yang perlu dilatih oleh tim Anda yang bahkan tidak pernah Anda pertimbangkan sebelumnya.

Itulah mengapa analisis kebutuhan pelatihan sangat berguna karena dapat menyoroti kebutuhan pelatihan yang mungkin belum Anda pertimbangkan sebelumnya dan menunjukkan bahwa Anda perlu mulai menawarkan pelatihan di berbagai bidang untuk memastikan staf Anda berkinerja terbaik.

Tanpa menggunakan analisis kebutuhan pelatihan, Anda mungkin tidak pernah mempertimbangkan bidang pelatihan tertentu, yang bisa sangat menghambat bisnis Anda.

4. Pastikan Pelatihan Anda Berfokus Pada Area Yang Tepat

Seperti yang kami katakan di atas, penting untuk memiliki alasan konkret untuk menambahkan pelatihan ke jadwal pelatihan Anda, karena Anda tidak bisa hanya berasumsi apa yang penting dan tidak penting untuk dipelajari tim Anda. Menyelesaikan analisis kebutuhan pelatihan akan memungkinkan Anda untuk melihat dengan tepat apa yang perlu Anda fokuskan, tetapi juga akan menyoroti bidang-bidang yang benar-benar tidak perlu dilakukan pelatihan lebih lanjut oleh tim Anda untuk saat ini.

Jika tidak ada kesenjangan yang jelas dalam pengetahuan di bidang tertentu, maka menjalankan pelatihan lebih lanjut tentang hal itu bisa membuang-buang waktu dan uang!

5. Membantu Memutuskan Siapa yang Seharusnya Menghadiri  Suatu Sesi Pelatihan

Langkah penting lainnya dalam merencanakan pelatihan adalah memastikan orang yang tepat berada di sesi pelatihan yang tepat. Tidak ada gunanya membuat semua orang di organisasi Anda menghadiri setiap sesi pelatihan yang Anda jalankan. Ini buang-buang waktu dan uang untuk bisnis Anda, dan staf tidak akan terlibat dengan sesi pelatihan jika mereka sering menghadiri pelatihan yang tidak berguna bagi mereka.

Analisis kebutuhan pelatihan akan memungkinkan Anda menargetkan orang yang tepat untuk setiap sesi pelatihan, memastikan semua orang mengikuti rencana pelatihan yang dipersonalisasi, sehingga mereka mendapatkan manfaat sebanyak mungkin.

6. Membantu Anda Memprioritaskan Kebutuhan Pelatihan

Ketika merencanakan pelatihan Anda, mungkin sulit untuk memutuskan sesi pelatihan mana yang paling penting. Namun, analisis kebutuhan pelatihan dapat membantu Anda menentukan pelatihan yang perlu diselesaikan secepatnya, dan pelatihan mana yang dapat dijalankan nanti.

Ketika Anda berpikir tentang keterampilan yang harus dimiliki oleh setiap anggota tim, Anda mungkin ingin memprioritaskan keterampilan ini tidak peduli keadaan yang dihadapi. Misalnya, jika Anda memiliki tim yang berhadapan dengan pelanggan, memastikan mereka memiliki keterampilan hubungan pelanggan terbaik mungkin berada di urutan teratas.

Jika Anda melihat adanya kesenjangan dalam keterampilan tatap muka untuk beberapa karyawan ini, masuk akal jika Anda ingin mengatasi ini terlebih dahulu, karena ini adalah aspek kunci dari peran pekerjaan mereka, dan kurangnya pelatihan di bidang ini. dapat berdampak negatif pada bisnis Anda.

Semua pelatihan lain dapat diprioritaskan setelahnya, tetapi penting agar pelatihan hubungan pelanggan dipesan dan dihadiri sesegera mungkin untuk memastikan tim Anda yang berhadapan dengan pelanggan adalah yang berkinerja terbaik.

Analisis Kebutuhan: Cara menentukan kebutuhan pelatihan

Analisis Kebutuhan Pelatihan : Proses mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dalam suatu organisasi untuk tujuan meningkatkan kinerja pekerjaan karyawan.

Lingkungan kerja saat ini menuntut karyawan untuk menjadi terampil dalam melakukan tugas-tugas kompleks dengan cara yang efisien, hemat biaya, dan aman. Pelatihan (alat peningkatan kinerja) diperlukan ketika karyawan tidak mencapai standar tertentu atau pada tingkat kinerja yang diharapkan. Perbedaan antara tingkat kinerja aktual dengan tingkat kinerja yang diharapkan menunjukkan perlunya pelatihan. Identifikasi kebutuhan pelatihan adalah langkah pertama dalam metode disain instruksional yang seragam.

Analisis kebutuhan pelatihan yang berhasil akan mengidentifikasi mereka yang membutuhkan pelatihan dan jenis pelatihan apa yang dibutuhkan. Adalah kontraproduktif untuk menawarkan pelatihan kepada individu yang tidak membutuhkannya atau menawarkan jenis pelatihan yang salah. Analisis Kebutuhan Pelatihan membantu memanfaatkan sumber daya pelatihan dengan baik.

Jenis Analisis Kebutuhan

Banyak penilaian kebutuhan tersedia untuk digunakan dalam konteks pekerjaan yang berbeda. Sumber yang dapat membantu Anda menentukan analisis kebutuhan mana yang sesuai untuk situasi Anda dijelaskan di bawah ini.

Analisis Organisasi

Analisis kebutuhan bisnis atau alasan lain dari pelatihan yang diinginkan. Analisis strategi, sasaran, dan tujuan organisasi. Apa yang ingin dicapai oleh organisasi secara keseluruhan? Pertanyaan penting yang dijawab oleh analisis ini adalah siapa yang memutuskan bahwa pelatihan harus dilakukan, mengapa program pelatihan dipandang sebagai solusi yang direkomendasikan untuk masalah bisnis, seperti apa sejarah organisasi terkait pelatihan karyawan dan intervensi manajemen lainnya.

Analisis Orang

Analisis berurusan dengan peserta potensial dan instruktur yang terlibat dalam proses. Pertanyaan-pertanyaan penting yang mesti dijawab dalam analisis ini adalah siapa yang akan menjadi peserta pelatihan dan level pengetahuan yang ada pada calon peserta, bagaimana gaya belajar mereka, dan lembaga apa yang akan melakukan pelatihan.

Apakah karyawan memiliki keterampilan yang diperlukan? Apakah ada perubahan pada kebijakan, prosedur, perangkat lunak, atau peralatan yang memerlukan atau mengharuskan pelatihan?

Analisis pekerjaan / Analisis Tugas

Analisis tugas yang dilakukan. Ini adalah analisis pekerjaan dan persyaratan untuk melakukan pekerjaan. Juga dikenal sebagai analisis tugas atau analisis pekerjaan, analisis ini berupaya menentukan tugas utama dan tingkat keterampilan yang diperlukan. Ini membantu memastikan bahwa pelatihan yang dikembangkan akan mencakup tautan yang relevan dengan konten pekerjaan.

Analisis Kinerja

Apakah karyawan memenuhi standar yang ditetapkan? Jika kinerja di bawah harapan, dapatkah pelatihan membantu meningkatkan kinerja ini? Apakah ada Kesenjangan Kinerja ?

Analisis Konten

Analisis dokumen, hukum, prosedur yang digunakan pada pekerjaan. Analisis ini menjawab pertanyaan tentang pengetahuan atau informasi apa yang digunakan pada pekerjaan ini. Informasi ini berasal dari manual, dokumen, atau peraturan. Penting bahwa konten pelatihan tidak bertentangan dengan persyaratan pekerjaan. Seorang pekerja yang berpengalaman dapat membantu (sebagai ahli materi pelajaran) dalam menentukan konten yang sesuai.

Analisis Kesesuaian Pelatihan

Analisis apakah pelatihan merupakan solusi yang diinginkan. Pelatihan adalah salah satu dari beberapa solusi untuk masalah ketenagakerjaan. Namun, itu mungkin tidak selalu menjadi solusi terbaik. Penting untuk menentukan apakah pelatihan akan efektif dalam penggunaannya.

Analisis Biaya-Manfaat

Analisis pengembalian investasi (ROI) pelatihan. Pelatihan yang efektif menghasilkan pengembalian nilai kepada organisasi yang lebih besar dari investasi awal untuk menghasilkan atau mengelola pelatihan.

Prinsip Penilaian : Gunakan instrumen penilaian yang tersedia untuk dokumentasi yang komprehensif dan dimengerti .

Pengetahuan, Keterampilan, dan Kemampuan

Tempat kerja saat ini sering mengharuskan karyawan untuk menjadi pemikir independen yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan yang baik berdasarkan informasi yang terbatas. Jenis pekerjaan ini mungkin memerlukan pelatihan jika karyawan tidak memiliki keterampilan ini. Di bawah ini adalah daftar berbagai kompetensi yang mungkin diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaannya dengan baik.

• Kemampuan beradaptasi
• Kemampuan analisis
• Orientasi Tindakan
• Pengetahuan / Ketajaman Bisnis
• Pembinaan / Pengembangan Karyawan
• Komunikasi
• Fokus pelanggan
• Pengambilan Keputusan
• Manajemen Fiskal
• Sudut pandang umum
• Inovasi
• Kemampuan interpersonal
• Kepemimpinan
• Menetapkan Tujuan
• Manajemen risiko
• Persuasi dan Pengaruh
• Perencanaan
• Penyelesaian masalah
• Manajemen proyek
• Orientasi Hasil
• Manajemen pengembangan diri
• Kerja tim
• Teknologi

Apakah salah satu dari ini diperlukan KSA sebelum karyawan dipekerjakan? Apakah KSA yang diwajibkan disertakan dalam setiap posting pekerjaan atau iklan? Apakah mereka perlu?

Teknik

Beberapa teknik dasar Penilaian Kebutuhan meliputi:

• observasi langsung
• kuesioner
• konsultasi dengan orang-orang di posisi kunci, dan / atau dengan pengetahuan khusus
• ulasan literatur yang relevan
• wawancara
• grup fokus
• penilaian / survei
• catatan & laporan studi
• contoh kerja

Melakukan Analisis Organisasi

Tentukan sumber daya apa yang tersedia untuk pelatihan. Apa misi dan tujuan organisasi dalam hal pengembangan karyawan? Dukungan apa yang akan diberikan manajemen senior dan manajer terhadap pelatihan? Apakah organisasi mendukung dan mendukung proses ini? Apakah ada sumber daya yang memadai (keuangan dan personel)?

Melakukan Analisis Pekerjaan / Tugas

Wawancara ahli materi pelajaran dan karyawan berkinerja tinggi. Wawancarai supervisor dan manajer yang bertanggung jawab. Tinjau deskripsi pekerjaan dan informasi pekerjaan. Kembangkan pemahaman tentang apa yang perlu diketahui karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Apakah perlu melakukan Training Need Analysis?

• Menurut McKillip (1987), "kebutuhan adalah nilai penilaian: bahwa kelompok sasaran memiliki masalah yang dapat dipecahkan" (hal. 7).

• Analisis kebutuhan, yang melibatkan identifikasi dan evaluasi kebutuhan, adalah alat untuk pengambilan keputusan dalam pelayanan dan pendidikan manusia. Keputusan dapat bervariasi, termasuk alokasi sumber daya, pendanaan hibah, dan perencanaan. Dengan kata lain, kebutuhan penilaian adalah proses evaluasi masalah dan solusi yang diidentifikasi untuk target populasi. Dalam proses ini, hal ini menekankan pentingnya dan relevansi masalah dan solusi.

Model penilaian kebutuhan:

* McKillip (1987) menyediakan tiga model penilaian kebutuhan:

• Model perbedaan

􀂾 model ini adalah yang paling mudah dan banyak digunakan, terutama di bidang pendidikan.

􀂾 model ini menekankan ekspektasi normatif dan melibatkan tiga tahapan:

􀂾 menetapkan tujuan, mengidentifikasi apa yang seharusnya

􀂾 pengukuran kinerja, menentukan apa yang

􀂾 identifikasi perbedaan, Pemesanan perbedaan antara apa yang seharusnya dan apa yang

• Model pemasaran

􀂾 model ini mendefinisikan penilaian kebutuhan sebagai proses umpan balik yang digunakan oleh organisasi untuk belajar tentang dan untuk beradaptasi dengan kebutuhan populasi klien mereka.

􀂾 strategi pemasaran analisis kebutuhan memiliki tiga komponen:

􀂾 pemilihan populasi sasaran, yang sebenarnya atau berpotensi memenuhi syarat untuk layanan dan mampu membuat pertukaran yang diperlukan

􀂾 pilihan posisi kompetitif, membedakan Layanan lembaga dari yang ditawarkan oleh instansi lain dan penyedia

􀂾 pengembangan bauran pemasaran yang efektif, memilih berbagai dan kualitas layanan yang akan memaksimalkan pemanfaatan oleh populasi target

• Model pengambilan keputusan

􀂾 model ini merupakan adaptasi dari analisis utilitas multiatribut (MAUA) untuk masalah pemodelan dan sintesis dalam penelitian terapan.

􀂾 model pembuatan keputusan memiliki tiga tahapan:

􀂾 masalah pemodelan: pada tahap ini, perlu identifikasi terjadi. Masalah keputusan dikonseptualisasikan oleh pilihan dan atribut keputusan.

􀂾 quantification: pada tahap ini, pengukuran yang terkandung dalam identifikasi kebutuhan ditransformasikan untuk mencerminkan nilai dan kepentingan pengambil keputusan.

Proses TNA

Analisis Kebutuhan Pelatihan (TNA) adalah proses di mana kebutuhan SDM suatu organisasi diidentifikasi dan diartikulasikan. Prosesnya dapat mengidentifikasi:

• Tujuan organisasi dan efektivitasnya dalam mencapai tujuan ini
• Perbedaan atau kesenjangan antara keterampilan karyawan dan keterampilan yang diperlukan untuk kinerja pekerjaan saat ini yang efektif
• Perbedaan atau kesenjangan antara keterampilan karyawan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan sukses di masa depan
• Kondisi di mana aktivitas HRD akan terjadi.

Pada akhirnya, TNA akan mengidentifikasi kebutuhan yang memerlukan penanganan dengan cara tertentu. Ini tidak hanya memberikan arahan yang jelas untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, tetapi juga membantu mengevaluasi seberapa efektif program pelatihan sebelumnya. Dua hasil adalah kebutuhan pelatihan dan kebutuhan non-pelatihan.

Sebuah Pelatihan Kebutuhan  mengungkapkan kesenjangan kinerja, dan kesenjangan dapat diisi dengan pelatihan. Itu ada ketika karyawan tidak tahu bagaimana melakukan pekerjaan - itu adalah kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan sikap.

Kebutuhan Non-Pelatihan  mengungkapkan celah, namun kesenjangan ini tidak dapat diisi (atau diperbaiki) dengan pelatihan. Ini mungkin mencakup alur kerja, rekrutmen, atau desain pekerjaan. Karyawan tahu bagaimana melakukan pekerjaan itu, tetapi hal lain memengaruhi kinerja mereka.

Analisis Tiga Tingkat McGhee dan Thayer

Sementara beberapa pendekatan yang berbeda dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan suatu organisasi, McGhee dan Thayer's Three-Level Analysis adalah yang paling umum digunakan.

Model ini menyediakan cara sistematis untuk melakukan TNA di tiga tingkat: organisasi, operasional (atau tugas), dan individu (atau orang). Tingkat analisis adalah hirarki yang turun dari tingkat organisasi ke tingkat pribadi. Pada saat yang sama ketika Anda menuruni hierarki, Anda juga beralih ke fokus yang lebih mikro dalam organisasi.

Data yang dikumpulkan dari TNA adalah dasar untuk argumen yang kuat untuk menghubungkan pelatihan dengan maksud strategis organisasi , serta untuk mendapatkan dukungan dari manajemen, dan untuk komitmen organisasi di semua tingkatan. Jika ini kedengarannya akan menguntungkan Anda dan organisasi Anda,  hubungi kami hari ini.