Preparing You to be a Better Professional

IMG_1370.jpg

By Team Content Borobudur Training

1. Bersikap tegas tapi bukan berarti agresif atau pasif. Maksud tegas menurut saya di sini cukup sederhana " katakanlah maksud Anda, Jelaskan maksud Anda, dan jangan bersikap tidak baik ketika menjelaskannya.

Biarkan hal tersebut menjadi acuan percakapan Anda dengan semua pelanggan Anda sehingga Anda akan percaya diri, tetap tenang dan terkendali selain itu Anda juga akan menjadi seorang yang profesional.

2. Berbicara lebih perlahan. Anda akan terkagum-kagum bagaimana Anda dapat berpikir lebih baik, dapat lebih mengendalikan keadaan, dan menjadi lebih percaya diri ketika Anda menurunkan kecepatan berbicara Anda.

Ketika keadaan memicu emosi Anda meningkat maka berbicaralah perlahan sehingga Anda akan bersikap tenang selama percakapan yang sulit.

3. Tunggu 1-2 detik sebelum merespon. Merespon percakapan sulit pelanggan dengan terburu-buru pada akhirnya dapat menyebabkan penyesalan bagi Anda. Sebelum Anda merespon pelanggan, tarik napas dalam-dalam, tunggu sekitar 2 detik, dan pikirkan bagaimana memberikan respon yang baik dan pendekatan yang baikpada pelanggan.

4. Beristirahat beberapa saat. Ketika emosi Anda mulai terpicu, istirahatlah sebentar. Anda dapat mengatakan pada pelanggan untuk menunggu sebentar karena Anda harus mencari dokumen pelanggan tersebut lebih dahulu atau apapun alasannya yang sesuai pada saat itu. Intinya adalah untuk membuat pelanggan terhenti sejenak sehingga Anda dapat fokus kembali.

5. Gunakan kata-kata positif dalam diri Anda. Saya akan memberikan contoh seperti Dr. Phil yang cukup serius. Daripada Anda berkata pada diri Anda "saya tidak dibayar untuk menangani hal__________________." lebih baik Anda bekata positif pada diri Anda seperti "orang ini benar-benar membutuhkan bantuan saya". Berpikir positif akan membantu Anda untuk memberi respon positif pada pelanggan dan lebih profesional. Berpikir negatif akan membuat Anda mengeluarkan kata- kata negatif dan tentu saja akan menyebabkan situasi yang negatif juga.

6. Tunjukkanlah kekuatan Anda sebelum Anda menggunakannya. Berbicara dengan kata-kata yang sopan/halus untuk menunjukkan kekuatan Anda akan lebih efektif daripada Anda berkata secara terus terang pada pelanggan. Sebagai seorang Customer service yang profesional, Anda memang punya kekuatan untuk menutup telepon. Anda bisa saja mengatakan pada pelanggan "jika Anda tidak berhenti berteriak, saya akan menutup telepon ini" namun percaya atau tidak Anda akan terlihat lebih memiliki kekuatan jika Anda berkata" Saya akan membantu Anda, tapi jika Anda tetap berteriak atau memotong pembicaraan saya membuat saya kesulitan untuk membantu Anda".

Pernyataan yang terakhir menunjukkan kekuataan Anda dan maksud yang ingin Anda samapaikan pada pelanggan. Sedangkan pernyataan pertama Anda terlihat menggunakan semua kekuatan Anda dan sikap tersebut biasanya tidak akan membuat pelanggan yang sedang marah membaik.

Tips-tips luar biasa tersebut akan membantu Anda untuk tetap tenang dalam menghadapi pelanggan yang sedang marah.

Perencanaan Tata Ruang

Customer Service Excellent