Menjadi Supervisor yang efektif

Pengawas yang efektif diperlukan dalam semua pengaturan di mana karyawan membutuhkan bimbingan dan pengawasan untuk menyelesaikan tugas, melayani pelanggan, dan memenuhi tenggat waktu.

Seorang supervisor yang terampil adalah komunikator yang efektif, pemecah masalah dan bisa memotivasi karyawan. Dalam rangka untuk menjadi seorang pemimpin yang baik dan mendapatkan yang terbaik dari semua karyawan Anda, Anda perlu memiliki wawasan tentang kekuatan dan kebutuhan perkembangan mereka. Anda juga harus memiliki seperangkat harapan dan tujuan yang jelas.

Yakin pada diri sendiri. Salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan sebagai pengawas adalah untuk meragukan kemampuan Anda sendiri. Jika Anda masih baru untuk mengawasi orang lain, akuilah bahwa Anda mungkin akan membuat beberapa kesalahan di di perjalanan anda sebagai supervisor, tapi itu tidak berarti Anda bukan pemimpin yang baik. Akui saja anda berbuat salah, tapi kemudian berkomitmen diri untuk melakukan yang terbaik yang Anda bisa.

Perlu diingat bahwa Anda dipekerjakan untuk menjadi pengawas karena atasan Anda percaya bahwa Anda mampu melakukan pekerjaan itu! Sekarang Anda hanya perlu membuktikan atasan Anda benar.

Jangan biarkan diri Anda percaya bahwa bos tidak pernah membuat kesalahan. Tidak ada yang mengharapkan Anda untuk menjadi sempurna kecuali diri Anda sendiri.

Memimpin dengan contoh. Sangat penting untuk memberikan kepada karyawan Anda contoh perilaku model yang baik dari anda. Hanya karena Anda bertanggung jawab tidak berarti Anda tidak lagi harus mematuhi aturan. Jika Anda bekerja keras, berkomitmen, dan etis, karyawan Anda lebih mungkin untuk menjadi seperti itu juga.

Ingatlah untuk tidak membiarkan kekuatan yang baru sebagai seorang supervisor membuat anda arogan. Sangat penting untuk menghormati karyawan Anda jika Anda ingin mereka untuk menghormati Anda sebagai balasannya.

Sikap Anda sama pentingnya dengan tindakan Anda. Selalulah ramah dan profesional.

Konsisten. Sangat penting bahwa karyawan Anda tahu apa yang diharapkan dari Anda. Pastikan untuk selalu meletakkan aturan dan harapan ini bagi karyawan baru dan anda harus menegakkan kebijakan ini secara konsisten. Jika ada perubahan kebijakan, pastikan karyawan memahami kebijakan baru itu.

Cobalah untuk menjaga emosi Anda di bawah kontrol anda sebanyak mungkin.

Selalu memperlakukan karyawan dengan adil, dan jangan membeda-bedakan satu karyawan dengan karyawan lainnya.

Bersedia untuk berubah. Pengawas yang baik tidak dapat sepenuhnya terjebak dalam cara-cara mereka yang selama ini mereka pegang teguh. Mereka harus bersedia untuk mengenali kebiasaan itu ketika pendekatan tertentu tidak jalan dan mulailah membuat perubahan yang sesuai, bahkan jika harus mengakui bahwa caranya selama ini kurang efektif.

Anda juga harus mampu menyesuaikan gaya manajemen Anda dengan kebutuhan karyawan yang berbeda. Beberapa karyawan dapat berkembang di bawah manajemen langsung, sementara yang lain dapat memperoleh manfaat dari lebih banyak kebebasan yang anda berikan. Hal ini adalah tanggung jawab Anda untuk mengenali kebutuhan ini dan bereaksi sesuai dengan situasi bawahan yang anda hadapi.

Ini tidak berarti bahwa Anda harus memiliki standar yang berbeda untuk karyawan yang berbeda dalam peran yang sama. Meskipun Anda mungkin ingin menyesuaikan pendekatan Anda terhadap setiap gaya kerja karyawan, Anda masih harus konsisten dalam ekspektasi dan tindakan disipliner Anda.

SARAN AHLI

Oleh Elizabeth Douglas

CEO wikiHow

Apa yang ahli kami lakukan: "sebagai seorang pemimpin, saya selalu berusaha untuk beradaptasi dan berubah. Saya mencoba untuk mengubah dengan cara yang menghubungkan saya lebih dekat dengan nilai inti saya. Meskipun penting bagi para pemimpin untuk konsisten dengan nilai mereka sehingga orang memahaminya, beradaptasi dengan tantangan dan situasi juga merupakan kekuatan."

Bertanggung jawab. Sebagai pengawas, Anda bertanggung jawab atas seluruh tim. Jika Anda melewatkan tenggat waktu atau kehilangan klien, jangan arahkan jari dan menyalahkan orang lain atas kesalahan tersebut. Sebaliknya, anda perlu mengevaluasi peran Anda, mengakui kesalahan Anda sendiri, dan buat rencana untuk menghindari membuat kesalahan yang sama di masa depan.

Berkomunikasi secara efektif. Komunikasi sangat penting untuk kepemimpinan yang baik. Anda perlu mengkomunikasikan ekspektasi Anda dengan jelas, Apakah Anda menjelaskan satu proyek atau mengingatkan seluruh tim tentang kebijakan perusahaan.

Pastikan Anda meluangkan waktu untuk mengenal semua karyawan Anda, dan biarkan mereka tahu bahwa Anda tersedia untuk berbicara dengan mereka kapanpun diperlukan.

Komunikasi melibatkan mendengarkan serta berbicara, jadi terbuka untuk mendengarkan apa pun masukan karyawan Anda untuk Anda. Ketika Anda memberikan perhatian pekerja Anda tak terbagi dengan kegiatan lain, mereka merasa dihormati dan lebih bersedia untuk mendengarkan bimbingan Anda. Secara tegas memberikan perintah tanpa mendengarkan dapat mengikis komitmen pekerja dan antusiasme.

Hindari mengajar pekerja atau mengirim arahan dengan cara email bertele-tele. Pikirkan tentang pesan yang paling penting yang ingin Anda sampaikan dan komunikasikan secara tatap muka atau melalui telepon. Tuangkan pikiran anda dalam komunikasi email Anda untuk memastikan bahwa mereka jelas, ringkas, dan respek kepada karyawan.

Pertemuan rutin dengan karyawan akan memberi Anda kesempatan untuk bertanya kepada mereka tentang proyek yang sedang mereka kerjakan, mendengar keluhan pekerja dan kemenangan mereka, mendiskusikan keberhasilan tim, dan Brainstorming solusi untuk masalah baru.

Selalu responsif dengan menjawab email karyawan Anda dan segera menjawab panggilan mereka.

Multitasking sangat nyaman di dunia yang sibuk saat ini, tapi terkadang hal itu tidak sukses. Biarkan karyawan Anda tahu bahwa Anda menghargai waktu mereka dengan menempatkan semua gangguan ke samping anda ketika Anda bertemu dengan mereka.

Menetapkan harapan yang masuk akal. Anda tidak dapat mengharapkan kesempurnaan dari tim Anda, jadi berhati-hatilah tentang over-kritik atau menetapkan tujuan yang berada di luar jangkauan. Ini hanya akan mematahkan semangat karyawan Anda.

Anda masih dapat mengharapkan keunggulan dari karyawan Anda, asalkan keunggulan sebenarnya dapat dicapai.

Luangkan waktu untuk berbicara dengan karyawan Anda tentang harapan Anda dan mendapatkan umpan balik mereka. Jika Anda mendorong diskusi yang jujur, karyawan Anda lebih mungkin untuk membiarkan Anda tahu jika harapan Anda tampak tidak masuk akal.

Anda harus memiliki pemahaman yang baik tentang volume kerja yang sudah ada dan jumlah waktu yang akan mampu membuat karyawan Anda untuk menyelesaikan proyek tertentu sebelum menetapkan batas waktu. Jika Anda tidak memiliki informasi yang tepat, Anda berisiko over-commit terhadap tim Anda.

Mendelegasikan tanggung jawab. Sebagai seorang supervisor, tidak mungkin bagi Anda untuk melakukan semuanya sendiri, jadi Anda harus dapat mempercayai karyawan Anda untuk mengurus hal tanpa Anda. Anda mungkin harus menyerahkan sedikit kontrol anda, tetapi Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tanggung jawab Anda sendiri dan Anda akan memberikan karyawan Anda kesempatan untuk berkembang.

Ingatlah bahwa Anda masih bertanggung jawab atas pekerjaan karyawan Anda, bahkan jika Anda mendelegasikan tugas tertentu kepada orang lain. Jika Anda tidak sepenuhnya mempercayai karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan mereka sendiri, anda bisa membangun beberapa jenis proses pengawasan dan review sampai Anda berpikir bahwa mereka dapat menanganinya dengan efektif

Penghargaan prestasi kerja karyawan. Ketika seorang karyawan melakukan pekerjaan yang baik, penting untuk mengakui hal itu! Berikan semua karyawan Anda kredit untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik dan biarkan mereka tahu bahwa kerja keras mereka dihargai.

Beberapa pengawas merasa terancam oleh karyawan yang berhasil, tetapi ini hanya akan menghambat kemampuan Anda untuk menjadi pengawas yang efektif. Anda harus bangga berkinerja tinggi Anda karyawan, dan anda tidak boleh cemburu terhadap prestasi karyawan itu.

Mendorong pertumbuhan. Salah satu tanggung jawab Anda sebagai pengawas adalah untuk membuka potensi semua karyawan Anda. Anda dapat melakukan ini dengan menawarkan kritik konstruktif dan dengan mencari cara untuk memungkinkan mereka untuk mengambil tanggung jawab baru atau peran baru dalam organisasi.

Perhatikan bakat unik dan keterampilan masing-masing pekerja dan manfaatkan kekuatan tersebut untuk kepentingan proyek atau perusahaan. Sebagai contoh, seorang pekerja mungkin sangat baik pada ponsel tetapi mengetik cukup lambat. Cari kesempatan baginya untuk menerapkan keterampilan teleponnya untuk membangun koneksi perusahaan, menjual produk, atau melayani pelanggan.

Bila memungkinkan, tawarkan pelatihan kepada karyawan untuk membantu mereka belajar keterampilan baru. Seorang pengetik lambat, misalnya, dapat didorong untuk mengambil kelas mengetik atau diberikan tugas mengetik tambahan untuk meningkatkan keahliannya.

Hindari menarik perhatian anda pada kelemahan yang tidak perlu. Fokus yang berlebihan pada kelemahan karyawan dapat mengakibatkan keputusasaan dan semangat karyawan yang rendah.

Gunakan review karyawan sebagai kesempatan untuk kedua memuji karyawan Anda untuk mengenali kekuatan mereka dan untuk menawarkan kritik konstruktif pada apa yang mereka dapat perbuat lebih baik lagi di masa datang. Bagian dari menjadi manajer yang efektif adalah membantu karyawan untuk mengubah kelemahan mereka menjadi kompetensi. Langkah pertama adalah menciptakan kesadaran dari suatu bidang yang perlu dilakukan perbaikan.

Jangan menunggu tinjauan tahunan berikutnya dari karyawan Anda jika Anda dapat menawarkan beberapa kritik konstruktif hari ini!

Menghadapi konflik. Supervisor harus berurusan dengan banyak situasi yang tidak nyaman, dari sengketa antara karyawan hingga harus melakukan PHK. Meskipun mungkin tergoda untuk menghindari menghadapi situasi ini sebanyak mungkin, yang terbaik adalah untuk mengatasi masalah ini dengan sebaik-baiknya

Karyawan Anda tidak akan menghormati Anda jika mereka melihat Anda sebagai seseorang yang melarikan diri dalam menghadapi konflik yang dihadapi.

Ketika melakukan percakapan yang sulit dengan seorang karyawan, selalu fokus pada pengamatan objektif dan menghindari membuat tuduhan yang tidak perlu...