Apa itu Manajemen Vendor?
By: Team Content
Jika Anda membaca artikel ini, maka Anda mungkin merasa sulit untuk menyatukan definisi manajemen vendor yang ringkas dan bermanfaat.
Anda tidak sendirian dalam hal ini karena banyak informasi di luar sana yang berfokus pada teknologi manajemen vendor dan sistem manajemen, daripada melihat disiplin itu sendiri.
Di sini, kami akan memberi Anda definisi yang dapat digunakan, daftarkan secara singkat beberapa kegiatan yang diperlukan dan kemudian lihat tingkat tinggi bagaimana praktik terbaik Vendor Management memberikan nilai pada bisnis.
Mendefinisikan Manajemen Vendor
Manajemen vendor sebagai proses di mana hubungan dengan vendor Anda, dan dokumentasi yang mendukung mereka, secara aktif dibuat, dipantau, dan dikembangkan untuk memastikan bahwa tujuan Anda dan bisnis mereka tercapai.
Ini adalah proses formal dan informal. Setiap kali Anda berbicara dengan vendor Anda, dalam kapasitas apa pun, Anda secara efektif melakukan beberapa bentuk manajemen vendor.
Apakah itu Tinjauan Bisnis Triwulan yang melibatkan semua pemangku kepentingan utama atau panggilan telepon cepat untuk membahas amandemen kontrak, kegiatan-kegiatan ini umumnya akan berada di bawah panji yang luas ini.
Aktivitas Manajemen Vendor yang umum dapat meliputi:
- Sumber vendor, penilaian dan negosiasi kontrak
- Pembuatan dan kesepakatan kontrak
- Pelaporan dan pelacakan KPI
- Mengatur dan melakukan QBR
- Menetapkan tujuan bisnis yang saling menguntungkan
- Pemantauan kepatuhan dan pengujian keamanan
- Mitigasi risiko
- Merekam proses eskalasi dan kontak utama
- Menyelesaikan perselisihan
Suatu bisnis dapat mencurahkan sumber daya khusus untuk Manajemen Vendor, seperti staf atau sistem manajemen vendor khusus untuk memberikan dukungan terpusat. Atau mungkin menyerahkan proses pada individu agar lebih sesuai secara informal di sekitar peran inti mereka, dan menerapkannya hanya pada vendor yang memiliki hubungan langsung dengan mereka.
Berbagai pendekatan ini sering dikaitkan dengan kematangan dan ukuran bisnis . Ketika sebuah bisnis dimulai, umumnya memiliki lebih sedikit vendor dan hubungannya cenderung tidak cukup untuk menjadikan sumber daya penuh waktu atau solusi perangkat lunak khusus sebagai pilihan ekonomis.
Pelajari Lebih Lanjut Tentang Vendor Management
Namun, ketika bisnis tumbuh dan menyebar, kebutuhan dapat tumbuh pesat karena akan ada volume yang lebih besar dari kontrak, pemasok, staf, dan potensi cakupan geografis juga.
Pada titik ini ada kasus kuat untuk memusatkan dan menstandarkan proses manajemen vendor sehingga bisnis dapat memperoleh hasil maksimal dari perjanjiannya.
Manajemen vendor biasanya memberikan nilai pada bisnis di beberapa area yang berbeda, termasuk:
- Penghematan & kontrol biaya - baik melalui identifikasi peluang untuk konsolidasi atau melalui negosiasi ulang tepat waktu seputar pembaruan
- Realisasi manfaat - Manajemen Vendor yang proaktif dan kontak terus-menerus berarti bahwa ketentuan-ketentuan asli suatu kontrak selalu dapat diingat. Dengan mendorong vendor untuk memberikan, dan memperlancar jalan secara internal juga, VM membantu membuat bisnis menuju tujuan mereka lebih cepat.
- Ketahanan dan kontinuitas rantai pasokan - dengan mempertahankan dialog terus-menerus dengan vendor pihak ketiga utama, bisnis Anda dapat menilai risiko yang berkelanjutan untuk memasok dan membuat rencana alternatif secara tepat waktu jika diperlukan.
- Kepatuhan - penilaian kepatuhan secara berkala menjadi lebih mudah dan ini memastikan bahwa risiko apa pun yang terkait dengan undang-undang atau standar industri diminimalkan.
- Manajemen Risiko - mempertahankan hubungan kerja yang erat dengan vendor membantu mengurangi risiko . Manajemen kinerja pemasok yang teratur memastikan bahwa setiap masalah muncul pada saat yang tepat dan dapat dikurangi sebelum menjadi masalah.
- Inovasi - sebagian besar, jika tidak semua, bisnis mencari untuk tumbuh dan mengembangkan teknologi baru, dan vendor Anda tidak berbeda. Dengan memiliki hubungan dekat dengan mereka dan mengelolanya dengan baik, manajemen vendor yang baik dapat menempatkan bisnis Anda pada posisi terdepan untuk mengambil keuntungan dari kemajuan dalam produk atau layanan mereka.