14 Tips Menjadi supervisor yang profesional

Apakah Anda mengawasi seluruh Departemen karyawan atau satu asisten manajer atau kelompok relawan, Anda sebagai pengawas pada akhirnya bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain.

Ini membutuhkan keterampilan dan pengalaman, namun sebagian besar supervisor berakhir dalam posisi mereka tanpa pelatihan atau harapan yang jelas dari peran mereka. Kesulitan mereka diperparah ketika mereka mengawasi rekan kerjanya yang dulu dalam situasi kerja yang sama dalam situasi tanpa akuntabilitas pribadi.

Agar anda mampu menjadi supervisor yang profesional anda hendaknya mampu:

Menetapkan standar

Sebagai pengawas, Anda bertanggung jawab untuk menjunjung tinggi standar kerja secara jelas dan konsisten bagi orang yang Anda Kelola. Standar menentukan kualitas dan kuantitas dari kerja reguler yang diharapkan seorang karyawan untuk mempertahankan kinerja mereka. Kegagalan untuk memenuhi standar menunjukkan bahwa karyawan tidak mampu atau tidak mau melakukan pekerjaan.

Standar dapat diukur--item yang diselesaikan per menit, frekuensi kesalahan pada deposito bank, jumlah keju yang dibungkus pada pergantian team, margin dicapai pada kesehatan dan alat bantu kecantikan. Tapi standar tidak perlu diukur secara ketat; mereka bisa menjadi gambaran umum dari perilaku yang diharapkan dalam bidang subjektif seperti hubungan pelanggan, menghasilkan tampilan visual, tata letak newsletter, atau cara menelpon. Dan Anda mungkin harus menggunakan standar subjektif untuk area yang belum memiliki sistem canggih untuk mengukur, seperti kecepatan pelayanan di kasir, tingkat pembelian pada produk populer atau tingkat pembusukan terhadap suatu produl.

Mengembangkan standar: Meskipun Anda mungkin tidak sendirian mengembangkan standar untuk kelompok kerja Anda, Anda pasti harus memiliki suara utama dalam proses. Supervisor yang profesional berkonsultasi dengan karyawan mereka karena orang yang melakukan pekerjaan yang sebenarnya sering menjadi penentu dari apa yang mungkin dikerjakan pada kondisi yang ada, dan karena pekerja yang terlibat dalam pembentukan standar lebih cenderung merasa mereka memiliki kepentingan besar dalam mempertahankan standar itu.

Karakteristik supervisor yang profesional

Eugene Jennings dari Michigan State University melakukan studi 2700 pengawas yang dipilih sebagai yang paling efektif oleh manajemen puncak perusahaan dan oleh orang yang bekerja di bawah mereka. Supervisor ini juga memenuhi kriteria efektivitas dalam hal produktivitas Departemen, tingkat tdk hadir, dan pergantian karyawan.

Sifat dan perilaku (dalam urutan prioritas)

1. Memberikan instruksi kerja yang jelas: berkomunikasi dengan baik pada umumnya, membuat orang lain terlibat dalam pekerjaan itu.

2. Memuji orang lain ketika mereka pantas mendapatkannya: memahami pentingnya pengakuan; mencari kesempatan untuk membangun rasa hormat dari orang lain.

3. Bersedia meluangkan waktu untuk mendengarkan: menyadari manfaat dari mendengarkan baik untuk membangun hubungan kerjasama, menghindari ketegangan dan keluhan.

4. Tetap berpikir bening dan tenang sebagian besar waktu: mempertahankan pengendalian diri, tidak kehilangan/emosinya; dapat diandalkan untuk berperilaku matang dan bertindak tepat.

5. Percaya diri dan yakin pada diri sendiri.

6. Memiliki pengetahuan teknis yang tepat dari pekerjaan yang diawasi; menggunakannya untuk melatih, mengajar dan mengevaluasi daripada terlibat dalam melakukan pekerjaan itu sendiri.

7. Memahami masalah kelompok seperti yang ditunjukkan oleh perhatiannya dalam mendengarkan dan secara jujur berusaha untuk memproyeksikan dirinya ke dalam situasi mereka.

8. Memperoleh rasa hormat, melalui kejujuran pribadi: tidak mencoba untuk tampil lebih berpengetahuan daripada yang benar, tidak takut untuk mengatakan, "saya tidak tahu" atau "saya membuat kesalahan."

9. Adil untuk semua orang; dalam penugasan kerja, penegakan kebijakan dan prosedur yang konsisten; menghindari favoritisme.

10. Menuntut pekerjaan yang baik dari semua orang: mempertahankan standar kinerja yang konsisten; tidak diam saja ketika ada kelompok yang kinerjanya kendur; memberlakukan disiplin kerja.

11. Memperoleh kepercayaan dari karyawan: bersedia mewakili kelompok untuk manajemen yang lebih tinggi, terlepas dari kesepakatan atau ketidaksetujuan dengan mereka.

12. Memperjuangkan kelompok: akan bekerja untuk kepentingan terbaik dan adil dari kelompok kerja; loyalitas pada manajemen yang lebih tinggi dan kelompok kerja.

13. Rendah hati, "tidak sombong"; mengingat bahwa dia hanyalah orang dengan pekerjaan yang berbeda untuk dilakukan daripada pekerja yang ia awasi.

14. Mudah untuk berbicara dengan: menunjukkan keinginan untuk memahami tanpa mematikan umpan balik melalui penghinaan, menilai, moralisasi.

Namun, ini bukan untuk mengatakan Anda dapat meninggalkan standar kerja hingga kebijaksanaan individu, karena Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kualitas dan kuantitas pekerjaan memenuhi kebutuhan perusahaan.

Juga, jangan berharap pekerja baru untuk berpartisipasi dalam mengembangkan standar kerja mereka sendiri. Mereka harus terlebih dahulu belajar untuk melakukan standar yang berlaku sebelum memberikan masukan tentang bagaimana mereka dapat diubah.

Menerapkan standar: Anda harus menegaskan standar di setiap titik dalam proses manajemen personil. Ketika mempekerjakan orang untuk mengisi lowongan pekerjaan, Anda menentukan persyaratan pekerjaan, yaitu pengalaman atau pelatihan yang harus dimiliki oleh pelamar dalam rangka untuk diberikan pertimbangan lebih lanjut. Kemudian seleksi akhir, di mana Anda harus memiliki suara memutuskan, keputusan itu dibuat dengan mengacu pada persyaratan ini.

Dalam pelatihan, Apakah Anda melakukannya sendiri atau mendelegasikan tugas kepada orang lain, standar kerja menjadi kriteria dimana Anda menentukan keberhasilan pelatihan. Anda menguraikan apa yang pekerja baru harus mampu lakukan setelah dilatih.

Semua pekerja baru harus menerima standar secara tertulis sehingga mereka tahu sebelumnya apa yang Anda dan dari perusahaan yang diharapkan dari mereka.

Dalam mengevaluasi pekerja baru dan berpengalaman, perbandingan kinerja mereka dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya harus berjalan serasi untuk memastikan objektivitas dan keadilan dari semua evaluator.

Di luar evaluasi berkala, supervisor memiliki kewajiban--menyediakan pembinaan yang berkelanjutan untuk membantu pekerja meningkatkan dan mempertahankan kinerja yang memuaskan. Ini menyiratkan keberadaan dan penegasan standar yang diketahui.

Penelitian yang luas dan pengalaman kita sendiri memberitahu kita bahwa umpan balik sehari-hari adalah motivator yang jauh lebih kuat daripada sekali atau dua kali setahun evaluasi kinerja.

Memotivasi Pekerja

Fran Tarkenton, mantan NFL quarterback dan manajemen sekarang konsultan, berkata: "ada tiga elemen dasar dalam lingkungan karyawan bahwa manajer dapat mengubah untuk meningkatkan kinerja: 1) contoh yang dilakukan manajer, 2) arah yang diberikan kepada karyawan, 3) konsekuensi wajar yang akan mengikuti kinerja. "

Menetapkan contoh positif berarti hidup sesuai dengan standar yang Anda minta dari orang yang Anda awasi--selalu datang untuk bekerja tepat waktu, menahan diri dari panggilan telepon pribadi yang panjang, memperlakukan pelanggan dengan penuh bantuan dan hormat. Jangan remehkan perilaku anda yang sepele, dan tidak anda sadari terhadap perilaku Anda. Jika Anda sering mengeluh dan mengeluh ketika Anda harus bekerja di kasir, berbicara sinis tentang "para pelanggan," gagal untuk menghadiri pertemuan anggota, atau menganggap pekerjaan lantai sebagai "pekerjaan rendahan" dibanding pekerja di kantoran yang lebih tinggi, seberapa efektif Anda dapat memotivasi pekerja untuk menempatkan prioritas layanan pelanggan?

Menyediakan arahan mencakup memprioritaskan proyek dan tugas sehari-hari, serta menetapkan standar dan sasaran. Hasil penelitian menunjukkan secara cukup meyakinkan bahwa kinerja meningkat secara signifikan ketika karyawan memiliki tujuan tertentu dan meningkatkan kinerja mereka bahkan lebih ketika mereka berpartisipasi dalam menetapkan tujuan.

Dari tiga unsur motivasi, memberikan konsekuensi mungkin yang memiliki dampak paling kuat dan paling diabaikan. Seringkali pengawas berasumsi bahwa karena mereka tidak mengendalikan sistem imbalan organisasi mereka, mereka tidak dapat memberikan konsekuensi yang bermakna untuk pekerjaan yang sangat baik.

Tapi ini tidak perlu membuat anda tidak memberikan penguatan positif untuk karyawan melakukan umpan balik yang baik dan spesifik untuk meningkatkan kinerja mereka. Anda dapat memberikan imbalan tak berwujud namun sangat dihargai kepada orang yang Anda awasi dengan membiarkan mereka tahu apa yang Anda hargai dalam pekerjaan mereka, memberi mereka pengakuan publik, meminta pendapat mereka, mendengarkan dengan penuh gagasan mereka.

Beberapa situasi yang menyerukan penguatan positif adalah:

• Bekerja melebihi panggilan tugas, bekerja lebih dari yang diharapkan;
• Kerja yang secara konsisten memenuhi ekspektasi Anda, menunjukkan komitmen dan keandalan;
• Ide kreatif atau saran, solusi untuk masalah yang dihadapi sehari-hari;

Hasil dari perilaku penelitian menunjukkan bahwa orang berusaha lebih keras ketika dipuji dan bahwa pelaku marginal akan terus meningkatkan kinerja mereka.

Untuk menjadi motivator yang efektif, pujian Anda harus spesifik, tepat waktu dan tulus. Fokus pada tindakan tunggal, konsentrasi pada peristiwa terbaru dan kontribusi nilai riil karyawan terhadap perusahaan. Jangan menunggu evaluasi kinerja formal dan tidak pujian tanpa mengacu pada perilaku tertentu.

Pekerja juga perlu umpan balik konstruktif Anda, yang memungkinkan mereka tahu persis apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja.

Pedoman untuk kritik sama dengan pujian. Jadilah spesifik, tepat waktu dan berhubungan dengan perbaikan yang diinginkan untuk kebutuhan perusahaan. Pelatihan informal dari anda yang konstan mengambil akan mengurangi ketakutan dan intensitas dari evaluasi kinerja secara periodik.

Resolusi konflik

Ketika konflik timbul antara pekerja yang anda awasi, Anda bertanggung jawab untuk melihat bahwa kualitas dan kuantitas pekerjaan tidak berkurang. Ini termasuk mencegah konflik yang melibatkan lebih banyak orang-rekan kerja, dan anggota tim dan hal ini akan menyita banyak waktu kerja. Anda tidak bertanggung jawab untuk merasa bahwa orang harus saling menyukai antara satu dan lainnya.