Dasar-dasar Manajemen Proyek

By: Team Content

Manajemen proyek berfokus pada perencanaan dan pengorganisasian proyek dan sumber dayanya. Ini termasuk mengidentifikasi dan mengelola siklus hidup yang akan digunakan, menerapkannya pada proses desain yang berpusat pada pengguna, merumuskan tim proyek, dan secara efisien membimbing tim melalui semua fase hingga penyelesaian proyek.

Nilai Manajemen Proyek

Melalui manajemen proyek yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa tujuan / visi dan sasaran proyek dipertahankan, semuanya sambil mendukung tugas dan sasaran khalayak. Selain itu, Anda menghindari risiko dan menggunakan sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien. Ini juga membantu anggota tim untuk memahami tanggung jawab mereka, hasil yang diharapkan, dan jadwal yang harus diikuti semua orang untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Area dalam Manajemen Proyek

Institut Manajemen Proyek (PMI) telah mengidentifikasi sembilan bidang pengetahuan dalam manajemen proyek:

1. manajemen integrasi
2. manajemen ruang lingkup
3. manajemen waktu
4. manajemen biaya
5. manajemen mutu
6. manajemen Sumber Daya Manusia
7. manajemen komunikasi
8. manajemen risiko dan
9. manajemen pengadaan

Membangun Tim dan Mendorong Komunikasi

Bergantung pada kebutuhan proyek Anda, ukuran tim Anda dan peran yang dibutuhkan dapat bervariasi. Ingatlah bahwa anggota dalam tim Anda dapat memenuhi satu peran atau dapat memenuhi banyak peran.

Terlepas dari ukuran tim, penting untuk mengidentifikasi bagaimana tim akan berkomunikasi dan berkolaborasi satu sama lain. Ini termasuk mendiskusikan di muka:

• Pertemuan yang direncanakan / teratur
• Bagaimana formal mereka akan
• Apakah rapat akan diadakan secara langsung, secara virtual, atau keduanya
• Bagaimana tim akan berbagi dan berkolaborasi dalam dokumen
• Di mana dokumen akan disimpan dan bagaimana mereka akan dikendalikan versi
• Alur kerja untuk keputusan dan persetujuan

Fase Proyek, Siklus Hidup, dan Menggabungkan Prinsip Desain yang Berpusat pada Pengguna

Proyek biasanya dipecah menjadi beberapa fase. Setiap fase menguraikan pekerjaan yang perlu dilakukan dan siapa yang terlibat. Secara umum, agar suatu fase dianggap selesai, kiriman spesifik harus diselesaikan dan diserahkan. Namun, beberapa tim proyek memilih untuk menerapkan pelacakan cepat, yaitu saat fase tumpang tindih.

Siklus hidup mendefinisikan awal dan akhir proyek; itu mewakili semua fase bersama. Ketika mendefinisikan siklus hidup proyek, fase pertama dicatat sebagai Langkah 0. Biasanya menangkap visi dan konseptualisasi proyek. Menurut Institut Manajemen Proyek, sebagian besar siklus hidup memiliki empat atau lima fase tetapi beberapa mungkin memiliki lebih.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Project Management

Pendekatan siklus hidup yang paling umum adalah Waterfall dan Agile., Terlepas dari pendekatan yang Anda pilih, Anda harus memasukkan praktik dan metode terbaik desain yang berpusat pada pengguna (UCD). Pada tingkat tinggi, proses UCD  mencakup langkah-langkah berikut: merencanakan, mengumpulkan dan menganalisis data, menulis konten, merancang dan mengembangkan prototipe sistem, dan pengujian.

Rencana Proyek dan Perjanjian Piagam

Saat mendefinisikan proyek Anda, penting untuk membuat rencana proyek yang disetujui tim di muka sehingga dapat berfungsi sebagai titik referensi di seluruh proyek. Pastikan saat menjabarkan rencana Anda, bahwa di dalamnya Anda mencatat bagaimana Anda berencana untuk memasukkan praktik dan metodologi terbaik desain yang berpusat pada pengguna. Sebagian besar rencana proyek menguraikan:

• Tujuan
• Lingkup, yang berkorelasi dengan persyaratan
• Sumber daya, termasuk teknologi, anggaran, dan peran serta tanggung jawab tim
• Susunan acara
• Asumsi
• Ketergantungan
• Penilaian risiko dan rencana manajemen
• Ubah rencana kontrol

Di akhir rencana proyek, tergantung pada kebutuhan tim Anda, Anda dapat memilih untuk menyertakan perjanjian sewa. Perjanjian piagam biasanya merupakan dokumen satu halaman yang meminta sponsor proyek menandatangani bahwa mereka menyetujui pekerjaan yang akan dilakukan sebagaimana digariskan oleh tim dalam rencana proyek. Ingat, bagaimanapun, bahwa tim yang sukses memahami di muka bahwa sesuatu terjadi dan bahwa mereka perlu beradaptasi. Rencana proyek menetapkan dasar untuk bagaimana Anda menganggap proyek akan terjadi dan kemudian memberikan informasi tentang proses untuk mempertimbangkan perubahan, jika muncul.

Membuat Jadwal

Jadwal adalah bagian penting dari manajemen proyek karena jadwal membantu Anda mengukur kemajuan Anda seiring berjalannya proyek. Mereka juga membantu menguraikan bagaimana bagian setiap anggota tim cocok dengan gambaran keseluruhan dan menunjukkan ketergantungan.

Jadwal mencerminkan siklus hidup yang dipecah menjadi hasil dan titik sentuh tertentu. Ini mendefinisikan apa yang perlu dilakukan dan siapa titik kontak yang bertanggung jawab untuk pekerjaan tersebut.