Cara Menulis Standar Operasional Prosedur
By: Team Content
Sekarang Anda tahu apa prosedur operasi standar dan mengapa Anda membutuhkannya. Namun, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana Anda bisa membuat sendiri. Prosedur operasi standar memerlukan banyak perencanaan dan persiapan sebelum Anda bahkan dapat mulai menulis dokumen.
Berikut adalah lima langkah yang harus diikuti ketika membuat prosedur operasi standar Anda sendiri:
1. Kembangkan daftar proses bisnis Anda
Untuk memulai, mintalah manajer berbicara dengan karyawan Anda tentang tugas yang mereka lakukan dalam pekerjaan mereka setiap hari. Ini akan memungkinkan mereka untuk mulai membuat daftar terperinci dari proses yang memerlukan prosedur operasi standar.
Dari sana, Anda dapat meninjau daftar dengan manajer Anda dan mencari redudansi. Daftar ini akan berfungsi sebagai titik awal untuk membuat prosedur operasi standar Anda.
2. Rencanakan prosesnya
Pada langkah ini, Anda perlu menentukan format untuk proses Anda. Apakah Anda ingin menjadi panduan langkah-demi-langkah atau diagram alur kerja ? Dari sana Anda dapat membuat templat. Anda juga perlu memutuskan bagaimana prosedur operasi standar Anda akan terlihat oleh karyawan Anda. Apakah Anda akan memiliki salinan tertulis yang diposting atau akan tersedia secara daring?
3. Bicara dengan karyawan
Sekarang setelah Anda memiliki daftar proses dan Anda telah membuat templat Anda, Anda perlu berbicara dengan karyawan Anda. Ini penting karena Anda tidak dapat sepenuhnya memahami proses kecuali Anda telah berbicara dengan orang-orang yang benar-benar melakukannya setiap hari. Hanya berbicara dengan manajemen saja tidak cukup.
4. Tulis dan tinjau prosesnya
Setelah Anda berbicara dengan karyawan Anda, segera tambahkan catatan Anda ke templat. Dari sana Anda dapat meninjau prosedur operasi standar Anda sekali lagi dengan karyawan dan mendapatkan masukan dari manajer Anda. Anda juga harus menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas pengawasan dan pemeliharaan prosedur operasi standar.
Pelajari Lebih Lanjut Tentang Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) Berbasis KPI
Ingatlah bahwa semua prosedur operasi standar Anda harus membaca dengan cara yang sama sambil masih menggambarkan dengan jelas fungsi masing-masing bidang bisnis Anda.
5. Pertahankan prosesnya
Pekerjaan Anda belum selesai setelah prosedur operasi standar ditulis! Agar tetap relevan dan berguna, Anda harus memelihara dan memperbaruinya setidaknya sekali setahun.
Prosedur operasi standar tertulis tidak hanya membuat karyawan Anda tahu bagaimana mereka seharusnya melakukan pekerjaan mereka, itu membuat mereka tahu mengapa. Ketika Anda menjelaskan kepada karyawan mengapa tugas dilakukan dengan cara tertentu, mereka akan cenderung menyelesaikannya.
Prosedur operasi standar memakan waktu lama untuk menciptakan pada awalnya tetapi manfaatnya sepadan. Mereka akan menghemat banyak waktu dan frustrasi di jalan.
Kesimpulan
Prosedur operasi standar adalah rincian, instruksi tertulis tentang cara melakukan kegiatan bisnis rutin. Mereka mudah dibaca dan menjelaskan setiap detail dari proses yang dijelaskan. Penting untuk diingat bahwa prosedur operasi standar yang baik tidak fokus pada apa yang perlu dilakukan tetapi bagaimana hal itu harus dilakukan. Prosedur operasi standar adalah alat yang efektif yang harus dimiliki setiap bisnis.
Prosedur operasi standar akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang proses bisnis Anda dan membantu Anda memutuskan bagaimana untuk maju. Mereka akan memastikan bahwa semua karyawan melakukan proses bisnis dengan cara yang sama.
Memiliki prosedur operasi standar yang berlaku juga akan memberi Anda opsi untuk meningkatkan skala bisnis Anda dengan lebih cepat. Ini karena prosedur operasi standar memudahkan untuk mereplikasi proses ini di seluruh organisasi Anda.